Obligatoriedad de diligenciamiento y presentación de la información financiera y no financiera dirigido a la Superintendencia de Sociedades
En virtud de la Circular 100-000016 del 17 de noviembre del 2021, la Superintendencia de Sociedades se encuentra facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, las cuales son agrupadas por la Superintendencia dentro de la categoría de entidades empresariales.
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control están obligadas a reportar los Estados Financieros de Propósito General, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta Superintendencia; por mandato de artículo 289 de Código de Comercio.
Las Entidades Empresariales en inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o correo electrónico de notificación judicial inscrito en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros a 31 de diciembre, por mandato de artículo 83 de la Ley 222 de 1995.
Por otro lado, la presentación de información no financiera hace referencia a aquellos informes que obligatoriamente se deben remitir a la Superintendencia de Sociedades y que se pueden concretar en:
- Prevención de riesgo de LA/FT/FPADM
- Programas de transparencia y ética empresarial
- Prácticas empresariales
Los criterios específicos para el diligenciamiento y obligatoriedad de los mencionados informes se encuentran descritos en la Resolución 100-006261 del 2 de octubre de 2020.
Esta facultad se denomina derecho de inspección, el cual consiste en que cualquier socio puede examinar, revisar y dictaminar, bien sea de forma personal o a través de un tercero apoderado, la información contable, financiera, estatutaria y administrativa de la sociedad, contenida en libros, soportes y papeles (físicos y electrónicos). Sin embargo, a pesar de ser un derecho inderogable y esencial al asociado, tiene limitaciones.
Derecho de Inspección en la S.A.S.
Las disposiciones de la ley 1258 de 2008, la cual establece los lineamientos de las sociedades por acciones simplificadas, establece aquella facultad en cabeza de los accionistas denominada “derecho de inspección” la cual les permite examinar y revisar la información contable, financiera, estatutaria y administrativa de la sociedad, contenida en libros y demás soportes documentales. Aunque es un derecho esencial en la toma de decisiones de los socios, la ley establece ciertas limitaciones para el ejercicio de esta.
El inciso segundo del artículo 20 de la Ley 1258 de 2008, establece el término mínimo para ejercer el derecho de inspección cuando haya de aprobarse balances de fin de ejercicio u operaciones de transformación, fusión, escisión. En ese sentido, establece que los accionistas pueden ejercer el derecho de inspección dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, salvo que en los estatutos se convenga un término superior. No es posible de ninguna forma pactar un término inferior a los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, pero sí es posible pactar un término superior, lo cual se encuentra ratificado por la posición adoptada por la Superintendencia de Sociedades reconocida en el oficio 220-000579 del 04 de enero de 2017.
Ahora bien, es preciso recordar que, en temas de fusiones y escisiones, donde pueden involucrarse sociedades del régimen tradicional del código de comercio, tales como la sociedad limitada, en comanditas o anónimas con las sociedades por acciones simplificada, el término del derecho de inspección se encuentra reglado por el artículo 13 de la Ley 222 de 1995, y allí se establece que el mismo es de quince (15) días hábiles.
Así pues, si se trata de fusiones y escisiones entre sociedades por acciones simplificadas, el término mínimo para ejercer el derecho de inspección es de cinco (5) días hábiles antes de la reunión, pero si la operación es entre una sociedad por acciones simplificada y una sociedad del régimen tradicional del código de comercio, el término para ejercer dicho derecho como mínimo será quince (15) días hábiles.
